PENGADAAN PEGAWAI ATAU REKRUTMENT

Makalah ini menyajikan  pembahasan mengenai proses pengadaan pegawai di perusahaan – perusahaan maupun instansi dengan berbagai trik dan tata cara perekrutan pegawai. Seluruhnya hasil kutipan dari buku yang berjudul “Manajemen Sumber Daya Manusia karangan Garry Dessler, Tahun 1997 Edisi Bahasa Indonesia Jilid I sebagaimana yang dikemukakan di bawah ini.

1.      PROSES PEREKRUTAN DAN SELEKSI

Perekrutan dan seleksi adalah pokok dari makalah ini. Dalam makalah ini kami akan memusatkan perhatian pada perencanaan dan peramalan pekerjaan. Dengan kata lain, tentang bagaimana menetapkan posisi apa yang diisi dan pada teknik-teknik perekrutan.

Proses perekrutan dan penyeleksian sebagai satu rangkaian rintangan yang diilustrasikan dalam gambar di bawah. Khususnya perekrutan dan seleksi menuntut adanya :

1.      Melakukan perencanaan dan pelamaran pekerjaan untuk menetapkan tugas-tugas dan posisi untuk diisi;

2.      Membangun suatu pangkalan calon untuk jabatan-jabatan ini dengan merekrut calon-calon internal dan eksternal;

3.      Meminta karyawan mengisi formulir lamaran, dan barangkali melakukan suatu wawancara penyaringan;

4.      Memanfaatkan berbagai teknik seleksi seperti tes, penyelidikan latar belakang, dan pengujian fisik untuk mengidentifikasi calon yang bersemangant untuk mengisi jabatan;

5.      Mengirimkan kepada penyeleia yang bertanggung jawab untuk jabatan itu satu atu lebih calon yang bersemangat;

6.      Meminta para calon untuk mengikuti satu atau lebih wawancara seleksi dengan penyelia dan pihak –pihak relevan lain dengan tujuan untuk akhirnya menetapkan kepada calon yang mana jabatan akan diserahkan.

2. PERENCANAAN DAN PERAMALAN PEKERJAAN

Perencanaan pekerjaan adalah proses memformulasi rencana-rencana untuk mengisi lowongan masa depan berdasarkan pada suatu analisis dari posisi yang diharapkan terbuka dan ini akan diisi oleh calon dari dalam atau dari luar. Oleh karena itu perencanaan pekerjaan merujuk kepada perencanaan untuk mengisi beberapa atau semua posisi perusahaan di masa mendatang, dari pegawai pemeliharaan (maintenance) samapi ke CEO. Akan tetapi, akan kita lihat dalam bab ini bahwa kebanyakan perusahaan menggunakan istilah perencanaan suksesi untuk merujuk kepada proses perencaan bagaimana posisi eksekutif paling penting dari perusahaan akan diisi.

Dalam kasus apa saja, perencanaan pekerjaan paling baik dipikirkan sebagai suatu bagian terpadu dari proses perencanaan SDM dan strategic perusahaan. Sebagai contoh, rencana-rencana untuk memasuki bisnis baru, untuk membangun  pabrik-pabrik baru, atau untuk mengurangi tingkat aktivitas semuanya mempengaruhi  jumlah dan jenis dari posisi untuk diisi. Pada saat keputusan-keputusan tentang bagaimana mengisi posisi-posisi ini bakal harus terintegrasi dengan aspek-aspek  lain dari  rencana-rencana SDM perusahaan, misalnya, dengan rencana-rencana untuk menilai,  melatih karyawan yang baru dan yang sekarang ada.

Keputusan perencanaan pekerjaan yang fundamental akan menjadi apakah posisi yang direncanakan itu akan diisi secara internal atau eksternal. Dengan kata lain akankah posisi yang diproyeksikan terbuka itu diisi oleh karyawan yang ada sekarang ? atau apakah situasi sedemikian sehingga semua atau beberapa dari lowongan harus atau sebaiknya diisi dengan perekrutan calon dari luar ?

Seperti rencana-rencana yang baik apa pun, rencana-rencana pekerjaan dibangun berdasarkan premis-premis asumsi atau pengandaian dasar tentang masa depan. Tujuan dari peramalan adalah untuk mengembangkan asumsi dasar ini. Jika anda membuat rencana untuk persyaratan pekerjaan, anda biasanya akan membutuhkan tiga perangkat peramalan : satu untuk kebutuhan personal, satu untuk pemasokan calon dalam (inside), dan satu untuk pemasokan calon luar (outside).

3.      FAKTOR-FAKTOR DALAM PERAMALAN KEBUTUHAN PERSONIL

Para manajer hendaknya mempertimbangkan beberapa factor bila meramal kebutuhan personil, antara lain :

1.      Perputaran yang diperhitungkan (sebagai akibat dari pengunduran diri atau pemutusan hubungan kerja);

2.      Mutu dan sifat dari karyawan Anda (dalam hubungan dengan apa yang anda lihat sebagai kebutuhan yang berubah dari organisasi anda);

3.      Keputusan untuk meningkatkan mutu produk atau jasa atau masuk ke dalam pasar baru;

4.      Perubahan teknologis dan administrative yang mengakibatkan produktivitas yang semakin bertambah;

5.      Sumber daya keuangan yang tersedia untuk departemen anda.

Teknik-teknik khusus untuk menetapkan tuntutan sumber daya manusia termasuk analisis kecenderungan (trend), analisis ratio, analisis plot penyebaran, dan peramalan terkomputerisasi. Memiliki pengertian sebagai berikut :

·        Analisis Trend berarti menelaah tingkat tentang kebutuhan employment masa lalu perusahaan selama satu periode tahun untuk meramalkan kebutuhan untuk masa depan.

·        Analisis Ratio Pendekatan peramalan lain, berarti sebuah teknik peramaln untuk menentukan kebutuhan staf di masa yang akan dating dengan menggunakan ration antara volume penjualan dan jumlah karyawan yang dibutuhkan.

·        Plot penyebaran adalah suatu metode frafikal yang digunakan untuk membantu mengidentifikasi hubungan antara dua variable.

Peramalan terkomputarisasi yaitu penentuan kebutuhan staf masa depan dengan memperhitungkan penjualan perusahaan,bvolume produksi, dan personil yang dituntut untuk mempertahankan volume output ini, dengan menggunakan computer dan paket perangkat lunak.

a.    Peramalan Pemasokan Calon Dalam (Inside)

Suatu inventori yakni (persediaan) kualifikasi dapat memudahkan peramaln pemasokan calon dari orang dalam. Inventori kualifikasi mengandung data ringkas seperti catatan kinerja masing-masing karyawan, latar belakang pendidikan, dan kemampuan untuk dipromosikan, yang dikumpulkan secara entah manual atau dalam sebuah system terkomputerisasi. Inventori kualifikasi yakni catatan sistematik manual atau terkomputerisasi yang mendaftarkan pendidikan karyawan, minta karir dan pengembangan, bahasa , keterampilan khusus, dan lain-lain untuk digunakan dalam peramalan calon dari dalam untuk kepentingan promosi.

Peta penggantian personil yaitu catatan perusahaan yang memperlihatkan kinerja yang sekarang dan kemampuan untuk dipromosi dari calon dalam bagi kebanyakan posisi penting. Kartu penggantian posisi sebuah kartu yang dipersiapkan untuk setiap posisi dalam sebuah persuahaan untuk memperlihatkan calon-calon pengganti yang mungkin dan kualiflasi mereka.

Sistem Informasi Terkomputerisasi menurut seorang ahli, adalah unsure-unsur dasar dari sebuah inventori keterampilan sumber daya manusia yang terkomputerisasi hendaknya mencakup : kode pengalaman kerja, pengenalan produk, pengalaman industry, pendidikan formal, kurusus pelatihan, keterampilan berbagasa asing, keterbatasan penempatan kembali, minat karir, dan penilaian kinerja.

b.    Sumber Internal Calon

Mengisi posisi yang lowong dengan calon dari dalam mempunyai beberapa keuntungan. Beberapa survey menunjukkan bahwa sampai 90% dari semua posisi manajemen diisi secara internal. Perekrutan ini bisa dengan cara:

·         Job posting dapat menjadi satu cara yang efektif untuk menyebarkan berita tentang peluang kerja untuk karyawan yang ada;

·         Mengisi formulir job posting;

·         Job Posting, Penempatan pengumuman mengenai adanya lowongan pada papan pengumuman perusahaan merupakan suatu metode yang efektif;

·         Kebijakan – kebijakan job posting sebuah perusahaan.

4.    MEMBANGUN KOMITMEN KARYAWAN

Ada beberapa cara untuk membangun komitmen dengan para karyawan, antara lain :

a. Promosi dari dalam

Perekrutan internal dan promosi dari dalam dapat menjadi pusat untuk mendorong komitmen karyawan. Untuk membangun komitmen, program promosi dari dalam hendaknya komprehensif. Promosi dari dalam yang efektif juga tergantung pada aksi-aksi SDM lainnya;

b. Perencanaan Suksesi

Peramalan kemampuan calon dari dalam dan dari luar itu terutama penting dalam perencanaan suksesi. Singkatnya, perencanaan suksesi merujuk kepada rencana-rencana yang dibuat sebuah perusahaan untuk mengisi posisi eksekutifnya yang paling penting. Suksesi itu mencakup kegiatan-kegiatan ini :

1)      Analisis atas tuntutan bagi para manajer pada tingkat perusahaan, fungsi, dan keterampilan;

2)      Audit atas eksekutif yang ada dan proyeksi atas pemasokan masa depan yang mungkin dari sumber internal dan eksternal;

3)      Merencanakan jalur karir individual berdasarkan pada perkiraan obyektif kebutuhan masa depan dan menggambarkan penilaian kinerja yang diandalkan dan penilaian potensi;

4)      Konseling karir yang dilangsungkan dalam konteks pemahaman yang realistic atas kebutuhan masa depan dari perusahaan, juga kebutuhan individual;

5)      Promosi yang dipacu, dengan pengembangan yang ditargetkan terhadap kebutuhan masa depan dari bisnis;

6)      Pelatihan dan pengembangan yang berhubungan dengan kinerja untuk mempersiapkan individu bagi peran masa depan juga tanggung jawab sekarang.

c.     Meramalkan Pemasokan Calon Luar

Jika tidak ada cukup calon di dalam untuk mengisi lowongan yang diantisipasi, barangkali akan memusatkan perhatian berikut pada rencana untuk memasok calon dari luar mereka itu tidak dipekerjakan oleh organisasi anda. Ini bias menuntut peramalan kondisi ekonomi umum, kondisi pasar local, dan kondisi pasar jabatan.

5.      TEKNIK-TEKNIK PEREKRUTAN

Ada beberapa teknik perekrutan yang dapat disajikan dalam makalah ini sebagai mana yang diuraikan seperti di bawah antara lain :

a.      Perekrutan Perguruan Tinggi Sebagai Suatu Sumber Calon

Banyak calon yang dapat dipromosikan pada mulanya diangkat melalui perekrutan  perguruan tinggi. Oleh karena itu ini merupakan sumber penting dari peserta pelatihan manajemen, juga karyawan professional dan teknis. Terdapat dua masalah utama menyangkut perekrutan di kampus. Pertama, relative mahal dan menghabiskan waktu bagi para perekrut. Kedua, aparat perekrut itu sendiri kadang –kadang tidak efektif, atau jelek.

Ada dua tujuan sebagai seorang perekrut kampus. Fungsi utama adalah menyaring, yang berarti menentukan apakah seorang calon itu bernilai atas pertimbangan lebih lanjut. Tepatnya cirri mana yang dicari akan tergantung pada kebutuhan prekrutan khusus anda.

ASPEK PEREKRUTAN	KEKUATAN (1 – 7)
Identifikasi tentang tingginya mutu pelamar Profesionalisme perekrut Pengisian lowongan Menghasilkan jumlah yang tepat dari pelamar Kinerja yang tinggi dari rekrutan baru Penolakan yang tinggi atas rekrutan baru Tingkat penerimaan jabatan yang tinggi Prosedur administrative Waktu perputaran Perencanaan dan penetapan tujuan Mencapai target Evaluasi program Kontrol biaya	5.8 5.6 5.5 5.5 5.4 5.3 5.0 4.7 4.5 4.5 4.4 4.3 4.2

b.   Merekrut Angkatan Kerja Yang Lebih Beragam

Merekrut angkatan kerja yang lebih beragam tidak hanya bertanggung jawab secara social, melainkan memang perlu. Oleh karena itu, majikan yang cerdas harus secara aktif merekrut angkatan kerja yang lebih beragam. Ini berarti mengambil langkah khusus untuk merekrut para pekerja yang lebih tua, minoritas, dan wanita.

·  Pekerja lebih tua sebagai sumber calon.

Para pekerja yang lebih tua juga biasanya memperlihatkan lebih banyak kesetiaan kepada perusahaan ketimbang pekerja yang masih muda, cenderung menjadi lebih puas dengan jabatan dan supervise mereka, dan dapat dilatih kembali sama efektifnya dengan siapa saja.

Perekrutan dan penarikan pekerja tua mencakup semua atau sumber apa saja yang digambarkan sebelumnya (periklanan, perwakilan employment, dan sebagainya), namun satu perbedaan besar. Perekrutan dan penarikan pekerja yang lebih tua pada umumnya menuntut suatu usaha pensiunan SDM yang komprehensif sebelum memulai perekrutan. Sasaran adalah membuat perusahaan menjadi suatu tepat yang menarik di mana para pekerja tua ini dapat bekerja.

·      Perekrutan Minoritas dan Wanita.

Resep yang sama digunakan pada perekrutan karyawan lebih tua juga dipakai untuk perekrutan minoritas dan wanita. Dengan kata lain majikan harus memformulasikan rencana yang komprehensif untuk menarik minoritas dan wanita, rencana yang bias mencakup pengevaluasian kembali kebijakan personil, pengembangan pilihan kerja lentur, merancang kembali jabatan, dan menawarkan rencana kesejahteraan yang lentur. Menguraikan kembali apa yang dikutip dari sang ahli di atas, merekrut kearyawan minoritas dan wanita harus menjahit cara berpikir mereka dan melembagakan praktik HR yang membuat perusahaan ini menarik bagi mereka.

·      Beberapa Sumber Perekrutan Lain

Lebih banyak majikan juga berpaling ke sumber pelamar yang relative non-tradisional. Sebagai contoh, moonlighters(pengobyek) sering dijauhkan oleh para majikan karena dengan pengandaian (asumsi) bahwa para pekerja dengan jabatan purna-waktu pada perusahaan lain mungkin tidak memiliki komitmen yang dituntut bagi seorang majikan kedua untuk melakukan tanggung jawab jabatan mereka. Namun lebih banyak majikan menemukan bahwa para moonlighters biasanya mengambil pekerjaan kedua karena mereka harus, dan bahwa komitmen mereka terhadap majikan kedua mereka adalah dengan demikian cukup tinggi untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

c.    Metode Perekrutan yang Digunakan

Jenis jabatan pada umumnya menetapkan sumber perekrutan mana yang digunakan. Untuk posisi manajerial, 80% perusahaan dalam sebuah survey menggunakan iklan surat kabar, 75% menggunakan perwakilan employment swasta, dan 65% mengandalkan rujukan karyawan. Untuk jabatan professional dan teknik, 75% menggunakan perekrutan, 75% juga menggunakan iklan dalam surat kabar dan jurnal teknik, dan 70 % menggunakan perwakilan employment swasta. Untuk perekrutan personil penjualan, 80% dari perusahaan menggunakan iklan surat kabar, 75%  menggunakan rujukan, dan 65% juga menggunakan perwakilan employment swasta. Untuk personil kantor dan pabrik. Di pihak lain, rujukan dan walk ins diandalkan oleh 9-% dari perushaan, sementara 80% dari perusahaan menggunakan iklan surat kabar dan 70% mengguakan perwakilan employment public.

d.   Perekrutan Pada Internet

Komputer memainkan peran yang semakin lama semakin besar dalam membantu majikan merekrut karyawan dewasa ini. Kisaran aplikasi computer dari perekrutan pada Internet samapi secara otomatis membaca sepintas dan penyimpanan resume pelamar. Banyak universitas dan pemerintah federal selalu melakukan perekrutan dengan menggunakan Internet, the World Wide Web, dan jasa on-line iklan seperti CompuServe. Sebagai contoh : Winter, Wyman & Co. sebagai nama salahsatu perusahaan.