Secara teoritis, organisasi sekolah dalam menyelenggarakan programnya terlebih dahulu menyusun tujuan dengan baik yang penerapannya dilakukan secara efektif dan efisien dalam proses belajar mengajar (PBM). Keefektifan organisasi sekolah tergantung pada rancangan organisasi dan pelaksanaan fiingsi komponen organisasi yang meliputi proses pengelolaan informasi, partisipasi, pelaksanaan tugas pokok organisasi, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian.
Kepala sekolah memiliki peranan yang sangat kuat dalam mengkoordinasikan, menggerakkan, dan menyerasikan semua sumber daya pendidikan yang tersedia di sekolah. Kepemimpinan kepala sekolah merupakan salah satu faktor yang dapat mendorong sekolah untuk dapat mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaran sekolahnya melalui program-program yang dilaksanakan secara terencana dan bertahap. Kepala sekolah dituntut mempunyai kemampuan manajemen dan kepemimpinan yang memadai agar mampu mengambil inisiatif dan prakarsa untuk meningkatkan mutu sekolah.
Edmonds (dalam Sagala, 2005) tentang sekolah efektif menunjukkan bahwa peran kepala sekolah sedemikian penting untuk menjadikan sebuah sekolah pada tingkatan yang efektif. Asumsinya adalah bahwa sekolah yang baik akan selalu memiliki kepala sekolah yang baik, artinya kemampuan profesional kepala sekolah dan kemauannya untuk bekerja keras dalam memberdayakan seluruh potensi sumber daya sekolah menjadi jaminan keberhasilan sebuah sekolah. Untuk lebih mengefektifkan pelaksanaan pekerjaannya dan dapat mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang ada di sekolah maka kepala sekolah harus memahami perannya.
a) Kepala sekolah sebagai manajer
Supriyono (2000) mengatakan bahwa manajer adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mencapai hasil tertentu melalui tindakan orang lain yang berada dibawah tanggung jawabnya. Sebagai manajer, kepala sekolah harus memiliki strategi yang tepat untuk memberdayakan tenaga kependidikan melalui kerjasama atau kooperatif, memberikan kesempatan kepada para tenaga kependidikan untuk meningkatkan profesinya, dan mendorong keterlibatan seluruh tenaga kependidikan dalam berbagai kegiatan yang menunjang program sekolah, (Mulyasa, 2005).
Sebagai manajer kepala sekolah harus mampu mengusahakan berbagai kegiatan yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan-kegiatan tersebut adalah merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan. Merencanakan, dalam arti kepala sekolah harus benar-benar memikirkan dan merumuskan dalam suatu program tujuan dan tindakan yang harus dilakukan; Mengorganisasikan, berarti bahwa kepala sekolah harus mampu menghimpun dan mengkoordinasikan sumber daya manusia dan sumber-sumber material sekolah sebab keberhasilan sekolah sangat bergantung pada kemampuan kepala sekolah dalam mengatur dan mendayagunakan berbagai sumber daya dalam mencapai tujuan; Memimpin, dalam arti bahwa kepala sekolah memiliki kemampuan untuk mengarahkan dan mempengaruhi seluruh sumber daya manusia untuk melakukan tugas-tugasnya yang esensial. Dengan menciptakan suasana yang tepat kepala sekolah dapat membantu sumber daya manusia untuk melakukan hal-hal yang paling baik.; Mengendalikan, dalam arti kepala sekolah memperoleh jaminan bahwa sekolah berjalan mencapai tujuan. Apabila terdapat kesalahan di antara bagian-bagian yang ada dari sekolah tersebut maka kepala sekolah harus memberikan petunjuk dan meluruskan.
Kepala sekolah berfungsi dan bertugas sebagai manajer mempunyai tugas antara lain (1) menyusun perencanaan, (2) mengorganisasikan kegiatan, (3) mengarahkan kegiatan, (4) mengkoordinasikan kegiatan, (5) melaksanakan kegiatan, (6) melakukan evaluasi terhadap kegiatan, (7) menentukan kebijaksanaan, (8) mengambil keputusan, (9) mengadakan rapat, (10) mengatur proses belajar mengajar, (11) mengatur administrasi, ketatausahaan, siswa, ketenagaan, sarana dan prasarana, keuangan sekolah/RAPBS, (12) mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan instansi lain, dan (13) mengatur organisasi siswa intra sekolah.
Dari paparan di atas, bahwa peran kepala sekolah sebagai manajer dapat dilihat pada kemampuan penyusunan berbagai program sekolah, penyusunan personalia sekolah, pengoptimalan segenap sumber daya sekolah, dan penyelesaian berbagai persoalan yang dihadapi oleh guru dan staf.
b) Kepala sekolah sebagai administrator
Kepala sekolah sebagai administrator memiliki hubungan yang sangat erat dengan berbagai aktivitas pengelolaan administrasi yang bersifat pencatatan, penyusunan, dan pendokumenan seluruh program sekolah. Sebagai seorang administrator, kepala sekolah harus memiliki kemampuan untuk memperbaiki dan mengembangkan semua fasilitas sekolah baik sarana maupun prasarana pendidikan.
Kepala sekolah sebagai administrator pendidikan harus mampu menerapkan kemampuannya dalam tugas-tugas operasionalnya yakni kemampuan pengelolaan kurikulum, pengelolaan administrasi peserta didik, pengelolaan personalia, pengelolaan sarana dan prasarana, pengelolaan administrasi kearsipan, dan pengelolaan administrasi keuangan.
Dari uraian tersebut dapat dipahami bahwa peran kepala sekolah sebagai administrator dapat dilihat pada kemampuan pengelolaan kurikulum, pengelolaan administrasi peserta didik, pengelolaan personalia, pengelolaan sarana dan prasarana, pengelolaan administrasi kearsipan, dan pengelolaan administrasi keuangan.
c) Kepala Sekolah sebagai supervisor
kepala sekolah mempunyai tugas sebagai supervisor. Kepala sekolah sebagai supervisor dimaksudkan untuk meningkatkan pengawasan dan pengendalian terhadap guru-guru dan personel lain untuk meningkatkan kinerja mereka. Kepala sekolah sebagai supervisor bertugas mengatur seluruh aspek kurikulum yang berlaku di sekolah agar dapat memberikan hasil yang sesuai dengan target yang telah ditentukan. Aspek-aspek kurikulum yang harus dikuasai oleh kepala sekolah sebagai supervisor adalah materi pelajaran, proses belajar mengajar, evaluasi kurikulum, pengelolaan kurikulum, dan pengembangan kurikulum.
Sergiovani dan Starrat (dalam Mulyasa, 2005) menyatakan bahwa “ Supervision is a process designed to help teacher and supervisor team more about their practice, to better able to use their knowledge and skills to better serve parents and schools and to make the school a more effective learning community".
Dari uraian di atas dapat dipahami bahwa peran utama kepala sekolah sebagai supervisor adalah menyusun dan melaksanakan program supervisi pendidikan serta memanfaatkan hasilnya yang diwujudkan dalam, program supervisi kelas, kegiatan ekstra kurikuler, serta peningkatan kinerja tenaga kependidikan dalam upaya pengembangan sekolah.
d) Kepala sekolah sebagai leader
Wahjosumidjo (1999) mengatakan bahwa kepala sekolah sebagai leader harus memiliki karakter khusus yang mencakup kepribadian, keahlian dasar, pengalaman dan pengetahuan profesional, serta pengetahuan administrasi dan pengawasan. Kepala sekolah sebagai leader memiliki visi dan mempunyai peranan dalam mengelola visi menjadi sebuah kenyataan. Untuk menjadi pemimpin yang efektif menggunakan analitis yang dikembangkan dengan baik dan kemampuan intelektual dalam membimbing para staf dalam proses mengidentifikasi masalah-masalah, keterampilan politik dan manajemen untuk menyelesaikan konflik dan mampu membuat berbagai rencana kerja.
Pendapat di atas dapat memberikan gambaran bahwa peran kepala sekolah sebagai leader harus memiliki kepribadian yang kuat, memahami kondisi guru dengan baik, memiliki visi dan misi sekolah, memiliki kemampuan mengambil keputusan yang partisipatif dan memiliki kemampuan untuk berkomunikasi.
