1. Pengertian
Perpustakaan
sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki
kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai,
sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah para upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.
Untuk
mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik,
agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan
manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan
yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu
manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan
untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh
elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen
diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.
Manajemen
adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber
daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu, apabila
proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak
lancer, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami
kegagalan.
Dalam penerapannya di perpustakaan , Bryson
(1990) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya
pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi,
sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi
manajemen, peran dan keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa
untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber
nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik, perlengkapan,
informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut
dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan mampu
mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh
masyarakat pengguna.
2. Struktur Organisasi Perpustakaan
Struktur
organisasi merupakan mekanisme formal dalam pengelolaan organisasi,
yang didalamnya terdapat pembagian tugas, wewenang, dan tanggungjawab
yang berbeda-beda. Oleh karena itu struktur organisasi yang baik akan
mencakup unsure-unsur spesialisasi kerja, strukturisasi, sentralisasi,
dan koordinasi.
Perpustakaan
sebagai lembaga informasi dalam menyusun struktur organisasinya
mencakup beberapa elemen antar lain : unsur pimpinan, unsur
administrasi, unsur layanan, yang masing-masing mempunyai tugas dan
wewenang yang berbeda namun mempunyai hubungan yang erat satu sama lain
(satu komando).
1. Anggaran
Perpustakaan
merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk
kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk
mencari keuntungan, sudah barang tentu merupakan unit yang selalu
mengeluarkan uang bukannya unit yang menghasikan uang. Hal lain yang
perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang
berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena itu perpustakaan
dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Untuk
mencukupi kebutuhan anggaran, perpustakaan dapat meraihnya melalui
berbagai sumber :
a. Anggaran dari lembaga induk
b. Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat
c. Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing
d. Uang iuran dari anggota
e. Penghasilan dari jasa informasi
f. Sumbangan dari pemerintah maupun swasta
g. Uang denda keterlambatan
h. Dan lain-lain
2. Pengolahan bahan pustaka
Perpustakaan memiliki fungsi sebagai lembaga pelayanan informasi (information service)
bertindak sebagai penghubung antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai
pengguna dan sumber-sumber informasi, baik cetak maupun non cetak. Oleh
karena itu setiap bahan pustaka atau informasi yang
dibutuhkan oleh pengguna sedapat mungkin harus disediakan oleh
perpustakaan. Disamping itu perpustakaan harus mampu menjamin bahwa
setiap informasi atau koleksi yang berbentuk apapun mudah diakses oleh
semua masyarakat yang memerlukan.
Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan dapat
dimanfaatkan atau diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan
system pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan
kegiatan pengolahan (processing of library materials) atau pelayanan teknis (technical service).
Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup
beberapa kegiatan : Pembinaan dan pengembangan koleksi, Inventarisasi,
Katalogisasi, Klasifikasi, dan Kelengkapan fisik buku.
- Pembinaan dan Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi (Collection development)
merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan
kebutuhan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan
perpustakaan yang mencakup kegiatan : penyusunan kebijakan pengembangan
koleksi, pemilihan koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan koleksi, serta
evaluasi pendayagunaan koleksi.
- Inventarisasi
Bahan
pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan, baik yang diperoleh
dengan cara pembelian, hadiah, hibah, tukar menukar atau pinjam
meminjam, harus dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi
perpustakaan, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam menyusun laporan mengenai perkembangan koleksi
yang dimiliki oleh perpustakaan. Adapun kegiatan inventarisasi ini
mencakup memasukkan ke buku induk, dan memberikan stempel kepemilikan
(hak milik).
- Katalogisasi
Perpustakaan
sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam
berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi
yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk
itu informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging).
Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman peraturan
katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing
digunakan untuk pedoman katalogisasi secara internasional adalah : Anglo American Cataloguing Ruler 2 : Revised ( 1988 )/ AACR2R.
Sedangkan perpustakaan mempunyai bentuk fisik catalog yang bermacam-macam: 1). Katalog Kartu (Card Catalog) ukuran 7,5cm x 12,5 cm ; 2). Katalog Berkas (Sheaf Catalog) ukuran 10 cm x 20 cm. ; 3). Katalog Cetak atau Katalog Buku (Printed Catalog) ; 4). Katalog OPAC (Online Public Access Catalog).
Sedangkan untuk jenis catalog perpustakaan ada beberapa jenis : 1).
Katalog Shelflist ; 2) Katalog Pengarang ; 3) Katalog Judul ; dan 4).
Katalog Subyek.
- Klasifikasi
Koleksi
perpustakaan akan tampak rapi dan mudah diketemukan apabila
dikelompokkan menurut sistem tertentu, pengelompokan dapat berdasarkan
pada jenis, ukuran (tinggi, pendek, besar, dan kecil), warna, abjad
judul, abjad pengarang (klasifikasi artificial) dan bisa juga menggunakan sistem pengelompokan berdasarkan subyek ( klasifikasi fundamental). Sebagian besar perpustakaan dalam mengelompokkan bahan pustakanya menggunakan
system klasifikasi fundamental, dimana dengan istem ini koleksi akan
mengelompok sesuai dengan disiplin ilmu pengetahuan, dan dengan system
ini akan memudahkan penemuan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan.
Adapun system klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan pada umumnya adalah DDC (Dewey Decimal Classification) dan UDC (Universal Decimal Classification).
1. DDC ( Dewey Decimal Classification )
DDC mencakup keseluruhan ilmu pengetahuan yang dibuat dalam susunan yang sistematis dan teratur. Pembagian ilmu pengetahuan dimulai
dari yang bersifat umum ke yang bersifat khusus, dengan demikian DDC
pembagiannya terdiri dari 10 kelas utama, 100 divisi, 1000 seksi, dan
10.000 sub seksi.
Berikut pembagian subyek dalam system DDC :
000 = Karya Umum
100 = Filsafat
200 = Agama
300 = Ilmu Sosial
400 = Bahasa
500 = Ilmu Murni
600 = Ilmu Terapan
700 = Seni dan Olah Raga
800 = Kesusasteraan
900 = Sejarah dan Geografi
2. UDC (Universal Decimal Classification)
Sistem
ini meerupakan penyederhanaan dan perluasan system DDC. Sistem ini juga
mencakup semua cabang ilmu pengetahuan yang dibagi menjadi sepuluh
cabang. Berikut pembagian cabang dalam UDC :
0 = Karya Umum
1 = Filsafat, metafisika, logika
2 = Agama
3 = Ilmu Sosial
4 = Bahasa/Filologi
5 = Ilmu Murni
6 = Ilmu Terapan
7 = Seni , Olah Raga dan arsitektur
8 = Kesusasteraan
9 = Sejarah , Geografi, dan biografi
Selain pembagian cabang ini, system UDC masih dibantu dengan symbol-simbol pembantu mislanya : + , : , =, (0…).
- Kelengkapan Fisik Buku
Bahan
pustaka yang telah melalui proses invertarisasi, katalogisasi dan
klasifikasi, langkah selanjutnya perlu dibuatkan perlengkapan fisik
buku, hal ini dimaksudkan agar bahan pustaka yang disajikan dapat ditata
di rak sedemikian rupa, sehingga dapat dimanfaatkan
dengan mudah dan baik. Adapun jenis perlengkapan fisik buku antara lain
: 1). Label Buku , ditempel di punggung buku bagian bawah, dengan
ukuran 3 cm x 4 cm ; 2). Lembar Tanggal Kembali (date due slip),
ditempel pada halaman terakhir ; 3). Kartu Buku, diletakkan
pada halaman terakhir atau bagian dalam sampul buku ; 4). Kantong Kartu
Buku, ditempel dibagian akhir halaman buku untuk menempatkan kartu
buku.
3. Pelayanan Pemakai
Pelayanan
pemakai merupakan kegiatan memberikan layanan informasi kepada pengguna
perpustakaan dengan menggunakan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut :
a. Pelayanan
bersifat Universal, layanan tidak hanya diberikan kepada
individu-individu tertentu, tetapi diberikan kepada pengguna secara
umum.
b. Pelayanan berorientasi pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para pengguna, bukan kepentingan pengelola.
c. Menggunakan disiplin, untuk menjamin keamanan dan kenyamanan dalam memanfaatkan perpustakaan.
d. System yang dikembangkan mudah, cepat, dan tepat.
Sedangkan jenis Pelayanan Pemakai meliputi berbagai kegiatan, yang antara lain :
- Pelayanan Sirkulasi
- Pelayanan Referensi
- Pelayanan Pendidikan Pemakai
- Pelayanan Penelusuran Informasi dan Penyebarluasan Informasi
A. Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan
sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali
berhubungan lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian
sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan , baik tidaknya
perpustakaan berkaitan erat dengan bagaimana pelayanan sirkulasi
diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi sering dianggap sebagai
ujung tombak atau tolok ukur keberhasilan perpustakaan, karena bagian
ini rutinitas kegiatannya berhubungan dengan pemakai.
· Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasi sebagai berikut :
-
- Pendaftaran anggota
- Peminjaman
- Pengembalian
- Perpanjangan
- Penagihan
- Pemungutan denda
- Pemberian Sanksi
- Statistik
- Bebas Perpustakaan
- Peraturan Perpustakaan
· Sistem penyelenggaraan kegiatan layanan sirkulasi ada dua yaitu :
1. Sistem terbuka (Open Access), memungkinkan pengguna memilih dan mengambil koleksi di rak secara bebas tanpa melalui petugas.
2. Sistem tertutup (Close Access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak harus melalui petugas.
· Jenis Koleksi yang di sirkulasikan
1. Koleksi umum
2. Kolekesi Referensi
3. Koleksi Cadangan
4. Koleksi berkala/Majalah/Jurnal/Surak Kabar
5. Koleksi Penerbitan Pemerintah
6. Koleksi Audio Visual
B. Pelayanan Referensi
Pelayanan
Referensi merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan
informasi secara langsung maupun tidak langsung kepada pengguna, dengan
mengacu atau menunjuk kepada suatu koleksi atau sumber infomasi yang ada
dan dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pengguna
perpustakaan.
Macam-macam Koleksi Referensi :
1. Kamus
2. Ensiklopedi
3. Direktori
4. Indeks dan Abstrak
5. Sumber Geogarfi
6. Biografi
7. Buku Tahunan (Year book)
8. Buku Pegangan/pedoman ( Handbook)
9. Bibliografi
10. Terbitan Pemerintah (UU, PP)
C. Pelayanan Pendidikan Pemakai
Pelayanan
Pendidikan Pemakai merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara
memberikan bimbingan kepada pemakai tentang bagaimana cara memanfaatkan
fasilitas perpustakaan dengan baik dan benar. Hal lain yang diharapkan
dari pengelola perpustakaan adalah optimalisasi pemanfaatan fasilitas
dan layanan perpustakaan. Adapun bentuk dan cara menyampaikan pendidikan
pemakai, ada beberapa bentuk dan cara :
1. Ceramah Umum
2. Bimbingan kelompok
3. Brosur/leaflet/buku petunjuk
4. CD-interaktif
5. Tour de Library
Kemudian waktu pelaksanaan pendidikan pemakai, ada beberapa pilihan :
1. Periodik (terjadwal), setiap bulan, setiap semester, setiap tahun.
2. Insidental (spontanitas), disesuaikan dengan permintaan
D. Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi
Pelayanan
Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi merupakan kegiatan
Pelayanan Pemakai dengan cara memberitahukan kepada khalayak perihal
fasilitas atau berbagai macam informasi yang dimiliki oleh perpustakaan.
Dimaksudkan agar informasi atau fasilitas yang ada si perpustakaan
dapat diketahui oleh pengguna dan dimanfaatkan secara oftimal. Adapun
media yang dapat dijadikan alat penyebarluasan informasi antara lain :
· Daftar Tambahan Buku
· Bibliografi
· Indeks dan Abstrak
· Brosur/leaflet
· Email
· Website
6. Penutup
Demikian
makalah yang dapat kami sampaikan, karena keterbatasan pengetahuan kami,
sehingga makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, untuk itu
kritik dan saran sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang membaca
makalah ini, untuk perbaikan dimasa-masa mendatang.
Walaupun makalah ini masih sangat kurang dari kesempurnaan, harapan kami
semoga bermanfaat bagi para pembaca.
7. Daftar Bacaan
1. SIREGAR, A. Ridwan. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : USU Press, 2004.
2. KOSWARA, E. Dinamika Informasi dalam Era Global. Bandung : Remadja Rosdakarya, 1998.
3. QALYUBI, Syihabuddin. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta : IAIN Sunan Kalijaga, 2003.
4. BASUKI, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia, 1991.
5. LASA Hs. (dkk). Pengaruh Model Kepemimpinan dan Manajemen terhadap Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi. Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Vol. I, Nomor 2, 2004.