Tata Cara Musyawarah Ambalan/ Rancana

TATA CARA MUBAL
A. Sidang Pendahuluan.
Dalam melaksanakan musyawarah. peserta sebelumnya menentukan siapakah yang akan memimpin dalam sidang Pendahuluan. Biasanya dalam sidang ini dipimpin oleh Pradana/ Ketua Racana atau pengurus lainnya yang ditunjuk.
Dalam sidang Pendahuluan memiliki agenda acara :
-   Menetapkan tata tertib dan agenda acara.
-   Memilih dan menetapkan pimpinan Sidang- sidang selanjutnya/ bisa membentuk semacam Presidium. ( Biasanya dipilih  3 orang. Terdiri 1 orang ketua dan 2 orang anggota )

B. Persidangan.

1. Rapat Pleno. ( Pertama )
Dalam rapat ini dipimpin oleh pimpinan sidang yang telah ditetapkan/ Presidium.
Agenda acaranya :
- Mendengarkan laporan Pertanggungjawaban  Pradana/ Ketua Racana /    Pengurus ambalan selama masa baktinya.
- Melakukan Evaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan.
- Mensyahkan laporan Pertanggungjawaban Ambalan/ Racana lama.

2. Rapat Pleno ( Kedua )
 Dalam Sidang Pleno ini membahas antara lain :
1.      Pembagian Bidang – bidang/ komisi yang dibentuk untuk menyusun rencana/ program kerja.
2.      Melaksanakan Rapat – Rapat komisi /  masing masing bidang
Bidang/ komisi tersebut misalnya dapat terdiri dari :
a.         Komisi Organi sasi dan keuangan.
Membicarakan struktur pengurus / Dewan yang akan dibentuk disesuikan dengan kebutuhan. Termasuk didalamnya Dewan Kehornatan. Dalam komisi ini juga menetapkan tata cara pemilihan Pradana dan pengurus Dewan ambalan/ Ketua Racana dan pengurus Dewan Racana.
Menetapkan sistem administrasi dan besarnya iuran anggota dll.
b.         Komisi Kegiatan.
Yaitu menyusun rencana / program kerja yang akan datang. Bentuk kegiatan maupun latihan rutin yang akan dilaksanakan.
c.         Komisi Adat / sandi / pusaka Ambalam – Racana.
Di komisi ini biasanya membicarakan peninjauan kembali Adat/ Sandi / Pusaka Ambalan/ Racana apakah masih relevan dan sesuai dengan perkembangan di lingkungan Ambalan/ Racana.

3. Rapat Pleno ( Ketiga )
Di sidang ini berisi agenda acara antara lain :
a.   Mendengarkan dan menanggapi laporan hasil rapat komisi/  masing –masing bidang.
b.   Mensyahkan hasil rapat dari masing masing bidang/ komisi.
c.   Membentuk tim Perumus. Tim Perumus ini bertugas menyusun seluruh hasil keputusan dari rapat- rapat komisi.
d.   Mengadakan Pemilihan Pengurus Ambalan/ Racana setelah mendengarkan hasil dari rapat tim perumus sub komisi organisasi/ keuangan.
Dalam Pemilihan Pengurus Dewan Ambalan/ Racana dapat dilakukan berbagai macam cara misalnya :
- Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dan dilanjutkan   dengan melengkapi susunan pengurusnya.
- Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dan membentuk tim formatur. Tim Formatur adalah tim yang bertugas menyusun pengurus dengan masa tugas dan jangka waktu tertentu. Tim Formatur ini  dipimpin oleh Pradana / Ketua Racana Terpilih.
- Pemilihan seluruh pengurus dewan ambalan/ racana diserahkan kepada tim Formatur.
- Pemilihan secara langsung Pradana/ Ketua Racana dilaksanakan dalam waktu tertentu dilaksanakan secara langsung. umum, bebas dan rahasia oleh seluruh anggota ambalan/ racana.

C. Sidang Penutup
 Dalam agenda ini yang dilaksanakan antara  lain :
-     Membacakan seluruh hasil dan kesimpulan selama sidang. Dan sekaligus mensyahkannya.
-     Menyerahkan hasil tim perumus kepada Pradana/ Ketua Racana terpilih untuk menyelesaikan tugas tugasnya.  mis. Tugas tim formatur dll ( apabila pemilihan dilaksanakan dalam acara saat itu )
-     Menutup sidang.

Musyawarah Ambalan/ Racana (Bag.II)

Berikut ini salah satu contoh agenda acara yang dibuat dalam rangka musyawarah Ambalan/ Racana. Agenda acara ini juga dibicarakan dalam sidang pendahuluan. NO AGENDA ACARA PIMPINAN RAPAT WAKTU KETERANGAN 1 Up.Pembukaan Musyawarah Panitia/ Petugas 15 Menit Dibuka Oleh Kakak Pembina 2 Sidang Pendahuluan 1.Tata Tertib      sidang 2. Pemilihan Presidium Pradana/ Ketua Racana 60 Menit Aturan selama bersidang, agenda acara,  cara ambil keputusan/ suara jumlah komisi dlm sidang  dll. Presidium 3 orang, terdiri 1 ketua dan 2 anggota. Dilanjutkan penyerahan palu sidang 3 Persidangan a.    Sidang Pleno I 1.     Mendengarkan Laporan Pertanggung jawaban Pengurus lama 2.     Tangapan peserta musyawarah   b. Sidang Pleno II   Rapat Komisi   c. Sidang Pleno III 1.  Mendengarkan laporan masing-masing komisi.   2.  Mengesahkan hasil rapat komisi.   3.  Membentuk tim perumus dan memberikan kesempatan tim perumus untuk rapat.   4.  Pemilihan Pradana/ Ketua Racana Presidium   Presidium   Masing masing Ketua Komisi   Presidium 30 Menit   30 Menit 10 Menit 60 Menit 45 Menit 15 Menit 30 Menit Pradana/ Ketua racana membacakan isi materi pertangungjawaban. Peserta memberi tanggapan/ solusi. Pengurus lama berikan jawaban/ argumentasi. Apabila sdh diketemukan persamaan pendapat dan peserta sidang menyetujui, maka presidium dapat mengesahkan laporan pertanggung jawaban. Dilanjutkan penyerahan Laporan pertajwbn. Kepada presidium Presidium membuka rapat pleno II dan membagi peserta sidang menjadi beberapa komisi. Jumlah komisi sesuai dengan tata tertib sidang. Tiap komisi memilih ketua, sekretaris, dan pelapor. Tiap komisi ber musyawarah sesuai bidangnya, mis. Kom. Organisasi dan keuangan, Kom. Program kegiatan,  Kom. Adat./Sandi dst Presidium membuka Pleno III Dibacakan oleh pelapor. Presidium Memberikan kesempatan kpd pst sidang unt. Menanggapi. Tehnis memberikan tanggapan boleh setelah semua komisi melaporkan atau dibahas setelah tiap komisi melaporkan Hasil rapat komisi disyahkan setelah peserta sidang menyetujui. Tim perumus bertugas menyempurnakan hasil rapat komisi yang sdh dibahas. Anggota Tim perumus dapat terdiri semua ketua komisi Dan memilih ketua, sekretaris serta pelapor. Peserta sidang lainnya istirahat atau dpt digunakan melobi calon pengurus Tehnis pemilihan sesuai hasil rapat komisi bidang organisasi. Bilamana ada tim formatur maka ditetapkan siapa sajakah yang menjadi anggota tim formatur, Jumlah tim formatur ( Ganjil ) dan masa baktinya. Presidium menutup rapat pleno III 4 Sidang Penutup a. Membacakan seluruh hasil dan kesimpulan selama sidang. b.  Menutup Sidang. Presidium 15 Menit Presidium Menyerahkan hasil seluruh materi sidang kepada Pradana/ Ketua Racana terpilih untuk menyelesaikan tugas tugasnya. Presidium menyerahkan kembali palu sidang kepada Pradana/ Ketua Racana Terpilih. 5 Upacara Penutupan Musyawarah Panitia/ Petugas 15 Menit Ditutup oleh Kakak Pembina Agenda acara di atas merupakan contoh bentuk musyawarah yang sering dilaksanakan dalam Ambalan/ Racana. Para Penegak dan Pandega dapat pula menyusun agenda sidang sesuai dengan situasi, kondisi dan kebutuhan. Ukuran waktu adalah relatif, bisa lebih cepat atau bahkan molor. Untuk itu peserta musyawarah harus disiplin menepati  waktu dalam mengikuti kegiatan tersebut. Ada beberapa catatan dalam penyelengaraan musyawarah : Bila agenda acara sidang seperti di atas maka dapat dilakukan dalam waktu 1 hari ( pagi s/d siang – sore ) Apabila memilih Opsi dibentuk tim Formatur dalam penyusunan Pengurus maka setelah Musyawarah Ambalan/ Racana dapat pula dilanjutkan dengan rapat tim Formatur dan ditetapkan hasilnya, kemudian dilanjutkan dengan acara pelantikan. Agar Penyelenggaran musyawarah berjalan dengan lancar maka perlu persiapan – persiapan sebelumnya., antara lain menyusun draf – draf apa saja yang akan dibahas. Misalnya draf tata tertib/ agenda sidang, draf bahan sidang komisi-komisi/ bidang dll. Bila perlu menyusun draf atau format SK pengesahan masing-masing sidang/ rapat. Selamat melaksanakan Musyawarah Ambalan/ Racana.