TEKNIK MEMBUAT PROPOSAL

Disamping hal tersebut di atas, dibuatnya proposal suatu usulan kegiatan adalah untuk mendapat dukungan atau persetujuan dari pihak lain. Biasanya proposal dibuat dalam bentuk formal dan standar yang memuat rancangan kegiatan yang akan dilakukan. Pembuatan proposal harus mengindahkan kaidah-kaidah dan sistematika tertentu, agar dapat dengan mudah dimengerti oleh orang-orang yang membacanya.

Perlu digarisbawahi bahwa penulisan proposal adalah satu dari sekian banyak tahap perencanaan yang harus dilaksanakan dalam sebuah kegiatan. Proposal sendiri berisi gabungan dari berbagai perencanaan yang telah dibuat dalam tahap-tahap sebelumnya.

Diharapkan dengan proposal yang dibuat akan dapat memberikan informasi yang sedetail mungkin kepada si pembaca, sehingga akhirnya memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan.

Dalam pembuatan sebuah proposal ada beberapa hal yang biasanya dibuat secara detil yaitu :

1. Penjabaran mendetail mengenai tujuan utama kegiatan.
2. Penjabaran mendetail mengenai proses bagaimana mencapai tujuan kegiatan tersebut.
3. Penjabaran mendetail mengenai hasil dari proses kegiatan sehingga mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Hal-hal penting dalam pembuatan proposal antara lain :

1. Nama proposal
2. Pendahuluan
3. Tujuan
4. Bentuk/jenis kegiatan
5. Pelaksanaan
6. Panitia pelaksana (terlampir)
7. Biaya/dana (rincian terlampir)
8. Harapan
9. Lampiran

Manfaat lain pembuatan proposal adalah :

1. Mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut.
2. Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut.
3. Meyakinkan donatur dan sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan yang telah direncanakan.

Dalam membuat proposal hal-hal yang harus diperhatikan adalah  :

1. Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa orang yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan
2. Mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, yaitu berupa hasil kesepakatan seluruh panitia
3. Menyusun draft proposal dengan sistematis, menarik, dan realistis
4. Hendaknya proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.
5. Proposal yang telah disempurnakan diperbanyak untuk dipergunakan sebagaimana mestinya dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal.

Secara garis besar sebuah proposal minimal harus berisi :

1. Pendahuluan. 

• Berisi tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi dilaksanakan kegiatan tersebut.
• Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari(nyata).
• Point-point pembahasan pada pendahuluan ini, mengacu pada komponen Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats (SWOT).

2. Dasar Pemikiran

• Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan, misalnya: Tri Darma Perguruan Tinggi, program kerja pengurus dan lain-lain.
• Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan secara umum, misalnya : Peraturan Pemerintah No sekian.

3. Tujuan

• Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut ( umum dan khusus).
• Tentukan juga keluaran ( output ) yang dikehendaki seperti apa.

4. Tema

• Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut.

5. Jenis Kegiatan

• Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan jika kegiatannya lebih dari satu.
• Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut. Misal: berupa Seminar, Pelatihan, penyampain materi secara lisan, Tanya jawab dan simulasi dll.

6. Target

• Berisi uraian yang lebih terperinci dari Tujuan (Point 3) terutama mengenai ukuran-ukuran yang digunakan sebagai penilaian tercapai atau tidaknya tujuan.

7. Sasaran/Peserta

• Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti kegiatan tersebut ( atau lebih kenal dengan peserta).

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

• Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa akan dilaksanakan kegiatan tersebut.

9. Anggaran Dana

• Dalam anggaran disini, hanya disebutkan jumlah total pemasukan dan pengeluaran yang diperkirakan oleh panitia, sedangkan rinciannya dibuat dalam lampiran tersendiri.

10. Susunan Panitia

• Dalam halaman atau bagaian susuna panitia, biasanya hanya ditulis posisi yang penting-penting saja, seperti Pelindung Kegiatan, Ketua panitia, Streering Commite dll, sedangkan kepanitian lengkap dicantumkan dalam lampiran.

11. Jadwal Kegiatan

• Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender Kegiatan yang telah disusun sebelumnya.
• Atau bisa juga ditulis terlampir, jika jadwalnya banyak.

12. Penutup

• Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan mohon dukungan bagi semua pihak.
• Ditutup dengan lembar pengesahan proposal.
• Terakhir, diikuti dengan lampiran.

Sebagai bahan acuan dalam membuat proposal kegiatan berikut disampaikan contoh-contoh proposal yang dapat didownload sebagai berikut :

• Contoh Proposal Usaha Makanan 
• Contoh Proposal Penawaran Kerjasama 
• Contoh Proposal Proyek 
• Contoh Proposal Kegiatan HUT RI